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Conservazione elettronica note spese e relativi documenti giustificativi: risposte ad interpello

 

Premessa
L’Agenzia delle Entrate ha recentemente fornito una serie di risposte, a casi proposti da alcune aziende, con le quali ha confermato la propria posizione in merito alla gestione delle note spese dei dipendenti e dei relativi documenti giustificativi, con riguardo alle ipotesi in cui il datore di lavoro intenda attuare un processo di dematerializzazione e conservazione digitale. L’Agenzia, nelle risposte date, ha affermato che la conservazione in modalità elettronica delle note spese dei dipendenti e dei relativi giustificativi, con distruzione del formato analogico, però, è ammissibile solo qualora venga garantito che i documenti (come qualunque documento informatico a rilevanza fiscale) abbiano le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
L’Agenzia, infine, nel considerare validi i processi posti in essere dalle imprese, ha anche posto l’attenzione sulla natura dei giustificativi da conservare, fornendo indicazioni che si ritiene non siano da sottovalutare al momento dell’implementazione dei processi di dematerializzazione.

Le risposte dell’Agenzia delle Entrate
Tenuto conto dell’evoluzione tecnologica e dell’introduzione del nuovo obbligo di fatturazione elettronica, le imprese devono oggi effettuare controlli più accurati in merito alle spese sostenute dai dipendenti in occasione di missioni e trasferte, sia al fine di evitare l’eventuale duplicazione dei costi che per consentire la corretta gestione dei rimborsi ai lavoratori, per questo motivo un numero sempre maggiore di aziende sta valutando la possibilità di procedere alla dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese dei dipendenti e dei relativi giustificativi.
Con l’intento di attuare procedimenti di conservazione sostitutiva dei documenti analogici, alcune aziende hanno presentato all’Agenzia delle Entrate delle istanze di interpello, per chiedere delucidazioni sulle modalità di gestione dei documenti e per verificare la conformità dei processi alle regole del Codice dell’amministrazione digitale (CAD).
Con tre recenti risposte ad interpello, l’Agenzia si è occupata della dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti e della loro conservazione, fornendo chiarimenti su alcuni di questi molto presenti nella vita quotidiana delle imprese, quali le note spese dei dipendenti e i relativi giustificativi.
In sostanza, l’Agenzia ribadisce che qualunque documento “analogico” a rilevanza fiscale, come la nota spese e i suoi allegati, per poter essere “dematerializzato” e successivamente “distrutto” deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Pertanto, se il processo di generazione e conservazione della nota spese garantisce tali caratteristiche nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata. Rimane ovviamente necessario il rispetto di tutte le ulteriori regole legislativamente individuate dal Codice civile e dal Codice dell’amministrazione digitale (CAD).
Quanto alla conservazione dei documenti giustificativi di spesa, l’Amministrazione finanziaria conferma che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La relativa natura, quindi, è quella di documenti analogici originali “non unici”, ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del CAD, in quanto è “possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.
Di conseguenza, per la predetta tipologia di documenti si concretizza una significativa semplificazione del processo di dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese, poiché, secondo la normativa in materia di obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, il processo di conservazione elettronica può essere effettuato senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale per l’attestazione di conformità all'originale delle copie informatiche.
Diversamente, qualora i giustificativi allegati alle note spese (ad esempio: ricevute dei taxi, titoli di viaggio, eccetera) non consentano di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale "unico", la relativa conservazione sostitutiva necessita dell'intervento del pubblico ufficiale. La stessa situazione si presenta nel caso in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale ovvero non è assicurato un effettivo scambio di informazioni, ossia riferito a uno dei Paesi “white list”, nonché a quelli che prevedono un adeguato scambio di informazioni tramite una convenzione per evitare la doppia imposizione dei redditi, uno specifico accordo internazionale o con cui trovano applicazione disposizioni comunitarie in materia di assistenza amministrativa. Tali documenti, dunque, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall'ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici, con le relative conseguenze dal punto di vista della conservazione.
Da ultimo, con riferimento alla deducibilità dei costi indicati in nota spese, l’Agenzia delle Entrate ricorda che la loro deducibilità è subordinata ai requisiti previsti dal TUIR (DPR n. 917/1986), ovvero inerenza, competenza e congruità, nonché secondo i chiarimenti della prassi, e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati (art. 69, comma 2, TUIR).
In particolare, i giustificativi di spesa, che sono parte integrante delle note cui si riferiscono, sono strumenti necessari al controllo non solo sotto il profilo della certezza della spesa, ma anche dell’inerenza e del rispetto degli ulteriori criteri fissati dal TUIR per la deducibilità dei costi.
Su questo punto, l’Amministrazione finanziaria richiama la giurisprudenza di legittimità, secondo cui “In tema di imposte sui redditi e con riguardo al reddito di impresa, la semplice produzione di documenti di spesa (nella specie, "note spese" liquidate da una società ai propri dipendenti) non prova, di per sé, la sussistenza del requisito della inerenza all’attività di impresa. A tal riguardo, infatti, perché un costo possa essere incluso tra le componenti negative del reddito, non solo è necessario che ne sia certa l’esistenza, ma occorre altresì che ne sia comprovata l’inerenza, vale a dire che si tratti di spesa che si riferisce ad attività da cui derivano ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito di impresa. Per provare tale ultimo requisito, non è sufficiente, poi, che la spesa sia stata dall’imprenditore riconosciuta e contabilizzata, atteso che una spesa può essere correttamente inserita nella contabilità aziendale solo se esiste una documentazione di supporto, dalla quale possa ricavarsi, oltre che l’importo, la ragione della stessa (Sez. 5, Sentenza n. 6650 del 24/03/2006, Rv.588419 - 01) (Cass., ord. n. 11241 del 9 maggio 2017)”
Riassumendo, l’Agenzia sottolinea che perché un costo possa essere incluso tra le componenti negative del reddito, non solo è necessario che ne sia certa l’esistenza, ma ne deve essere comprovata l’inerenza, ossia che si tratti di spese che si riferiscono ad attività dalle quali possano derivare ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito di impresa. Quest’ultimo requisito, deve essere provato e non è sufficiente che la spesa sia stata solo riconosciuta e contabilizzata dall’imprenditore, dato che una spesa può essere correttamente inserita nella contabilità aziendale solo se esiste una documentazione di supporto, dalla quale possa ricavarsi, oltre all’importo, la ragione della stessa.
Per maggiori approfondimenti sulle procedure proposte dalle aziende richiedenti e le modalità di conservazione dei documenti si rimanda ai testi delle risposte ad interpello sotto riportate.

Risposta n. 388 del del 20 settembre 2019 (303.21 KB)

Risposta n.403 del 9 ottobre 2019 (207.4 KB)

Risposta n. 417 del 17 ottobre 2019 (206.46 KB)


 


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